Faktura­håndtering og auto­matisering

Hva er faktura­håndtering?

Fakturahåndtering er prosessen knyttet til behandling av inngående fakturaer. Fakturahåndtering består av flere steg, blant annet registrering, kontering og godkjenning. Lær mer om alle stegene nedenfor.

Andre navn for fakturahåndtering

Fakturahåndtering kan også kalles fakturabehandling og fakturaflyt.

Hva er automatisert faktura­håndtering?

Automatisert fakturahåndtering er å automatisere ett eller flere steg i fakturahåndteringsprosessen. 

Andre navn på automatisert faktura­håndtering

Automatisert faktura­håndtering kan også kalles elektronisk faktura­håndtering.

Fordeler med automatisert faktura­håndtering

De viktigste fordelene med automatisert fakturahåndtering er følgende:

1. Spar tid
2. Kutt kostnader
3. Unngå feil

Hva er faktura firewall?

Faktura firewall er en løsning som automatisk kontrollerer, validerer og eventuelt korrigerer inngående fakturaer før de går videre til behandling. Den sikrer at fakturaene oppfyller krav og regler ved å verifisere leverandørdetaljer, beløp og unngår duplikater.

Automatisert faktura firewall

Faktura firewall er i seg selv automatisert. Hvis man ikke har en slikløsning må man kontrollere fakturaer selv og eventuelt kontakte leverandører for å få dem til å rette opp feil.

Hva er et fakturamottak?

Fakturamottaket er delen av et system eller en organisasjon som tar imot, tolker og registrerer innkommende fakturaer.

Automatisert fakturamottak

Fakturamottak kan gjøres manuelt av mennesker, eller man kan automatisere det ved hjelp av et fakturahåndteringssystem. Fakturahåndteringssystemet Compello kan for eksempel tolke alle inngående fakturaer (også på PDF og papir) med 99,6% nøyaktighet. 

Hva er referansesjekk?

Referansesjekk er å finne og lese referanseverdier på fakturaen som skal kobles opp mot kostnadsbærere. Dette kan for eksempel være telefonnummer, navn, avdeling, prosjekt osv. 

Automatisert referansesjekk

Referansesjekk kan automatiseres ved at et fakturahåndteringssystem leser og tolker fakturaen og deretter søker etter match i andre dokumenter.

Hva er PO-match?

PO-match er å knytte fakturaer opp mot ordre og/eller leveranser, og på den måten sjekke at man betaler for det man har bestilt og mottatt. 

Automatisert PO-match

PO-match kan automatiseres ved at et fakturahåndteringssystem leser og tolker fakturaen og søker etter match i ordre og leveranser.

Hva er kontering?

Kontering er å plassere kostnader på regnskapskontoer i henhold til din kontoplan. Dette gjøres for å føre og rapportere et korrekt regnskap. 

Automatisert kontering

Kontering kan automatiseres ved at et fakturahåndteringssystem bruker kunstig intelligens og regler for å føre på kontoer basert på hva systemet leser og tolker på fakturaen. Automatisert kontering kalles ofte autokontering.

Hva er faktura­godkjenning?

Fakturagodkjenning er å sjekke og godkjenne fakturaen før den betales. I mange bedrifter må fakturaer godkjennes av en eller flere personer som er ansvarlig for utgiften. 

Automatisert fakturagodkjenning

Fakturagodkjenning kan automatiseres ved at et fakturahåndteringssystem automatisk sender fakturaer til en eller flere godkjennere basert på regler satt opp i systemet. Fakturaer kan også godkjennes automatisk dersom de oppfyller gitte kriterier. 

Hva er arkivering?

Arkivering er å ta vare på fakturaer. Dette gjør man for egen del og for å oppfylle krav om oppbevaring fra myndighetene. 

Digitalt arkiv

Det mest vanlige er å oppbevare fakturaer digitalt i et regnskapssystem eller lignende, men noen bedrifter oppbevarer fortsatt fakturaer fysisk i for eksempel permer. Å oppbevare dokumentene digitalt er imidlertid uten tvil mer effektivt og sikrere.

For å få innsikt i hvor effektiv fakturahåndteringen er i din bedrift er det viktig med gode rapporter og analyser.

Automatisert rapportering og analyse

I fakturahåndteringssystemet Compello henter vi nøkkelverdier fra hele fakturaflyten og presenterer det i oversiktlige grafer og rapporter slik at du slipper å finne fram til verdiene selv og sette dem sammen på fornuftige måter.