Åpenhetsloven

1. Innledning

Denne redegjørelsen beskriver hvordan Compello, som en del av Visma-konsernet metodisk kartlegger og vurderer faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i Visma, samt hvordan Compello jobber med å iverksette egnede tiltak for å forebygge, begrense og/eller stanse slike negative konsekvenser. Redegjørelsen bygger på tidligere redegjørelse utarbeidet og publisert i juni 2023, men er oppdatert med nye vurderinger og kartlegginger i konsernet. Formålet med denne redegjørelsen er å gi allmennheten innsikt i Compello og Visma-konsernets nøkkelfunn i aktsomhetsvurderingene vi har gjort, og hvilke tiltak som er iverksatt. 

I april 2024 publiserte Vismas Sustainability Report, som kan leses her. Rapporten dokumenterer Vismas fokus på menneskerettigheter og viktigheten av at alle har et anstendig og godt arbeidsforhold. Denne redegjørelsen bygger i stor grad på denne rapporten. 

2. Generell informasjon om Compello 

Compello er en del av Visma konsernet, og et datterselskap til Visma AS. 

Ledelsen og styret i Compello har bred erfaring innenfor IT, kundeservice, markedsføring, produktutvikling, finans og ledelse. For mer informasjon om ledelsen i Compello, les her. 

Compello har totalt 30 ansatte, hvorav 40 % er kvinner. Vi har fysiske kontorer på Visma sitt hovedkontor på Skøyen i Oslo. 

I Compello er vi opptatt av samfunnsansvar, og vårt mål er å bli kvitt papirfakturaen. Så langt sparer våre kunder miljøet for rundt 15.000 trær i året, og det er en god start. I tillegg er vi miljøfyrtårnsertifiserte 

Compello er et programvareselskap som utvikler løsninger for automatisk håndtering av innkommende fakturaflyt. Vi hjelper kunder automatisere mottak, kontering, bokføring og arkivering av leverandørfakturaer, og vi konverterer en tradisjonell, manuell papirbasert prosess til en fullelektronisk prosess med en høy grad av automasjon.

Vi har de fleste kundene våre i Skandinavia, men løsningen er ikke bundet til denne regionen. Kundene våre er store og mellomstore selskaper, spredt i mange ulike bransjer, men med hovedvekt innen handel og produksjon.

3. Compellos forpliktelse til å oppfylle menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold

Compello har i flere år hatt et prioritert fokus på bærekraft og menneskerettigheter. I april 2024 publiserte Visma vår Sustainability Report, som kan leses i sin helhet her.  Informasjonen i denne redegjørelsen bygger i stor grad på denne rapporten. 

I tillegg har Visma blant annet følgende policier/retningslinjer for bærekraft:

• Antitrust and Competition Law Policy - les denne her
• Supplier Code of Conduct - les denne her
• Diversity & Inclusion Strategy - les denne her
• Sustainability Policy - les denne her
• Anti-Corruption Policy for external stakeholders - les denne her
• Group Governance Policy - les denne her
• Code of Conduct - les denne her

Disse retningslinjene skisserer prinsippene for vår bærekraftsprofil, innsats og prioriteringer. 

4. Kartlegging og oppfølging av risikoer internt

4.1 Metode for kartlegging og oppfølging

For å vurdere interne risikoer i Compello og hos våre leverandører, bruker Compello blant annet SmartTrackers og Complete Control. Videre jobbes det både på konsern-nivå og på selskapsnivå med å sørge for at Compello og Visma er en arbeidsplass som har fokus på og oppfyller grunnleggende menneskerettigheter og at alle våre ansatte har anstendige arbeidsforhold. Med dette arbeidet som grunnlag, har Compello og Visma systematisk kartlagt hvilke potensielle og faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold Vismas interne virksomhet har forårsaket eller bidratt til.

Visma har satt opp en bærekraftmodell som skal sørge for at Compello, som en del av Visma, jobber effektivt med bærekraft. I løpet av 2021 etablerte vi en bærekraftskoordinator-rolle, som fungerer som kontaktpunkt når det gjelder bærekraftsrelaterte saker og har ansvar for rapportering til Visma-konsernet og for å dele kunnskap om bærekraft i Compello. På denne måten sørger vi for å bygge bærekraftskulturen vår “nedenfra og opp”.

For å effektivt dele kunnskap mellom alle selskapene i hele Visma konsernet, har alle bærekraftskoordinatorene kvartalsvise (eller hyppigere) møter med sin regionale leder, kalt Sustainability Leads. I disse møtene samles alle bærekraftskoordinatorene fra eget land eller område for å sikre en helhetlig informasjonsflyt – fra ledelse til ansatte, fra ansatte til ledelse, og mellom forskjellige avdelinger eller selskaper. 

Vismas Sustainability Governance struktur beskrives nærmere i Vismas Sustainability report (punkt 5). 

Totalt sett bidrar samarbeidet mellom de som jobber for Visma konsernet og de ulike Visma-selskapene til at både Visma som organisasjon og Compello har fokus på og jobber aktivt med bærekraft. Verktøyene vi benytter sørger for at vi kan samle inn mest mulig data og slik sett kartlegge hvilke prioriteringer vi skal gjøre i vårt bærekraftsarbeid. Bærekraftskoordinator-rollen sørger for godt samarbeid mellom Visma konsernet og Compello. 

4.2 SmartTrackers

SmartTrackers er en bærekraftsplattform Compello og Visma benytter for å samle og analysere bærekraftsdata i organisasjonen. Dataene som samles inn omfatter blant annet  energibruk på kontoret, varme og avfall, forretnings-  og bilreiser, antikorrupsjonsrisikoer, samt tilhørende utslipp. Informasjonen innhentes på årlig basis. Dataene brukes i arbeidet med å nå Compello og Visma-konsernets klimamål i tråd med Parisavtalen, i tillegg til mål relatert til likestilling og underleverandører.

Som en del av det årlige arbeidet med antikorrupsjon i Compello og Visma gjennomfører vi  en vurdering av risikoer for korrupsjon. I 2023 vurderte konsernet gaver, utgifter, representasjon samt påvirkningshandel som de største potensielle risikofaktorene. 

I tillegg forventes Compello, som en del av Visma, å gjennomføre en miljøkonsekvensutredning og utarbeide en handlingsplan for å adressere identifiserte funn. 

4.3 Varslingskanal - Whistlelink

Visma har også en egen varslingskanal (Visma Whistleblower Channel) som leveres av Whistlelink, der både ansatte, tidligere ansatte, kunder, leverandører og andre kan varsle om kritikkverdige forhold i Visma og om eventuelle brudd på Vismas forpliktelser til å overholde menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Visma Whistleblowing Channel er et verktøy som muliggjør anonym innsending av (mistenkt) brudd på lokale og/eller EU/EØS-reguleringer både innen Visma og utenfor, samt brudd på Visma sine egne retningslinjer. Kanalen sørger for konfidensiell kommunikasjon mellom den som varsler og den som behandler klagen internt. Vi har utpekt dedikerte case handlers i hvert Visma-selskap, som skal sørge for at saken behandles på et så lavt nivå som mulig, men med mulighet for bistand fra Vismas legal-avdeling der hvor det anses nødvendig.  Compello er koblet på denne kanalen og har link til denne på vår hjemmeside.

4.4 Internt arbeid rettet mot likestilling, mangfold, diskriminering, anstendige arbeidsforhold, etc. 

Det kontinuerlige arbeidet med likestilling, mangfold og ikke-diskriminering skjer lokalt i Compello. 

Compello og Visma konsernets “Diversity & Inclusion”-strategi tydeliggjør vårt standpunkt og anbefalinger i dette arbeidet. “Inclusive” er en av selskapets kjerneverdier og Code of Conduct presiserer forventet atferd hos våre ansatte.

I forbindelse med vår årlige bærekraftsrapport, rapporteres det på ulike tall knyttet til mangfold og likestilling, blant annet kjønnsbalanse og resultater fra månedlig medarbeiderundersøkelse, der det er egne indekser knyttet opp mot mangfold og inkludering samt helse og velvære.

Alle nye ledere i Compello og Visma inviteres til et onboarding-program hvor inkluderende lederskap er et av flere viktige temaer. 

Vi benytter evnetester i forbindelse med rekruttering for å sikre et objektivt vurderingsgrunnlag for alle kandidater og at alle nyansettelser foretas på grunnlag av relevant kompetanse for stillingen. 

Vårt interne verktøy for lønnsjusteringer støtter ledere i å sikre at justeringene er etterprøvbare, rettferdige og sikrer at vi gir lik lønn for arbeid av lik verdi. Naturligvis vil det være noe ulikhet knyttet til utdanning, erfaring og ansvar, men alle forskjeller som ikke kan forklares, blir på årlig basis gjennomgått og justert.

Compello og Visma har nulltoleranse for diskriminering, trakassering og mobbing. De ansatte oppfordres til å si ifra om de selv opplever eller er vitne til slik behandling, enten ved å kontakte nærmeste leder, verneombud, administrerende direktør, HR eller melde ifra anonymt gjennom vår varslingskanal som nevnt under pkt. 4.3 (Visma Whistleblower Channel).  

4.5 Klimaavtrykk

Som nærmere beskrevet i Visma Sustainability Report jobber Compello, som en del av Visma, med å redusere sitt eget klimaavtrykk, både innad i virksomheten og hos leverandører og partnere. Compello registrerer løpende utslipp som følger av Compellos egen og leverandørers virksomhet og rapporterer halvårlig på dette. Videre jobbes det aktivt med å identifisere og implementere tiltak som reduserer klimagassutslipp.  

4.6 Opplæring av ansatte

Visma benytter også e-læringskurs for å lære opp sine ansatte i ulike type situasjoner hvor ansatte potensielt kan bryte de grunnleggende menneskerettighetene. Disse kursene må gjennomføres av alle ansatte i Visma-konsernet på årlig basis. Visma har to årlige kurs som er obligatoriske for alle ansatte, innenfor anti-korrupsjon og personvern. I tillegg gjennomgår alle nyansatte et kurs i vår Code of Conduct. Tilbakemeldinger på kursinnhold følges opp med den enkelte og innspill til endringer vurderes. De to årlige kursene har vært gjenstand for oppdateringer siste år etter innspill fra ansatte. Statistikk for årlige kurs tilgjengeliggjøres i Vismas årsrapport, i tillegg til å bli vurdert i relevante interne fora.

5. Kartlegging av risikoer hos leverandører og partnere

Compello og Visma kartlegger risikoer hos sine leverandører ved å følge Vismas Vendor Management Policy, som innebærer å kartlegge risikoer ved å gjennomgå svar på redegjørelser leverandøren selv må svare på før avtaleinngåelse og ellers regelmessig/årlig, avhengig av vår interne risikovurdering av den enkelte leverandør.  Det deles her inn i to ulike grupper leverandører: 

• Leverandører som Visma-konsernet (gjennom Group Procurement) inngår avtaler med og som alle Visma-selskaper kan benytte seg av.
• Leverandører Compello selv inngår med egne leverandører.

Complete Control er et kontraktsystem hvor alle leverandørkontrakter lastes opp og som gir en god oversikt over de til enhver tid gjeldende leverandør. Funksjonalitet for å kunne sende ut spørreskjemaer til leverandører ble implementert i Complete Control i løpet av første halvdel av 2024.  

Compello og Visma jobber med å bygge opp et nytt system for å vurdere sine leverandører, etter å nylig ha faset ut bruken av et tidligere Vendor Management verktøy. I det nye systemet  vil det  sendes ut ulike type vurderinger som leverandørene må fylle ut og svare på en rekke spørsmål knyttet til menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Leverandørens svar vil videre identifisere ulike risikoer som må behandles før en avtale inngås. Leverandørene følges deretter opp årlig. Spørsmålene som stilles til leverandørene oppdateres etter behov. 

Supplier Code of Conduct. Alle leverandører skal i utgangspunktet akseptere Vismas Supplier Code of Conduct, som også Compello benytter. Leverandøren skal respektere og støtte beskyttelse av internasjonalt erklært menneskerettigheter (Universal Declaration of Human Rights, International Labour Organizations (ILO) og Declaration on Fundamental Principles and Rights at Work).  Visma tolererer ikke brudd på menneskerettighetene blant våre leverandører, partnere, kunder og andre interessenter. Supplier Code of Conduct stiller krav til Compello og Vismas leverandører om å følge gjeldende regelverk, ikke- diskriminering av ansatte, rettferdig og lik lønn for likt arbeid, korrupsjon-oppfølgning og oppfyllelse av menneskerettighetene med mer. 

Compello og Visma stiller i Supplier Code of Conduct krav om at leverandøren kartlegger sine forsyningskjeder for å vurdere spesielle produktrelaterte eller geografiske risikoer for negativ påvirkning for menneskerettighetene, inkludert risikoer knyttet til tvangsarbeid og moderne slaveri, barnearbeid,organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger blant arbeidere. Visma har forbeholdt seg retten til å revidere leverandører for å få bekreftet at de oppfyller kravene i vår Supplier Code of Conduct. 

Dersom leverandøren ikke aksepterer vår Supplier Code of Conduct, gjennomføres ytterligere undersøkelser for å kartlegge om leverandøren likevel har prosesser som i det vesentlige tilsvarer forpliktelsene i vår Supplier Code of Conduct. 

Landspesifikk risiko. I tillegg til å stille grunnleggende spørsmål knyttet til åpenhetsloven, har vi også kartlagt hvor våre leverandører og partnere opererer, og holdt dette opp mot oversikten over konkrete risikoer i ulike land. På den måten kan vi følge opp leverandører og partnere i land med høyere risiko for negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. 

Ytterligere undersøkelser. Endelig gjennomføres også ytterligere undersøkelser av leverandører og partnere. Dette inkluderer blant annet å undersøke om den enkelte leverandøren eller partneren kan knyttes til negativ omtale i media eller blant andre samarbeidspartnere vedrørende de aktuelle risikoene som kartlegges under åpenhetsloven. 

Med grunnlag i prosessene nevnt ovenfor, har vi kartlagt potensielle risikoer hos leverandører og partnere. 

6. Kartlagte risikoer, negative konsekvenser og prioriteringer 

I kartleggingsprosessen Compello og Visma har gjennomført i forbindelse med vårt arbeid med bærekraft, har det vært sentralt å se på hvilke deler av Compello og Vismas virksomhet som representerer størst risiko. Compello og Visma har derfor laget en oversikt over landene Compello og Visma opererer i og konkrete risikoer knyttet til disse basert på ulike indekser og rapporter. Basert på denne oversikten og andre relevante risikofaktorer har Compello og Visma kartlagt potensielle risikoer internt. 

Basert på arten av Compello og Vismas virksomhet som programvareleverandør, vurderer vi risikoen for menneskerettighetsbrudd i vår verdikjede å være relativt lav, og Compello og Visma har ikke identifisert noen faktiske negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i vår kartleggingsprosess nevnt over. Nærmere om grunnlaget for denne vurderingen finnes i vår Sustainability Report. 

Compello og Visma hverken produserer eller selger produkter eller tjenester i markeder som er underlagt overvåking, blokkering, innholdsfiltrering eller sensurering fra myndighetene. Vi må likevel sørge for at vi iverksetter tilstrekkelige tiltak for å forebygge og redusere enhver risiko gjennom hele vår verdikjede på grunn av alvorlighetsgraden av risikoene forbundet med slike brudd.

Compello og Visma vil fortsette å jobbe aktivt med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold og har i vår Sustainability Report listet opp følgende områder som vi vil prioritere å jobbe med fremover:

• Energi- og klimagassutslipp
• Mangfold, likeverd og inkludering 
• Forretningsetikk og antikorrupsjon
• Menneskerettigheter
• Sikkerhet og personvern

Våre prioriteringer er basert på vår vesentlighetsanalyse, som ble gjennomført i 2021. Analysen identifiserte våre sentrale fokusområder innen bærekraft. Vi samlet inn innspill gjennom spørreskjemaer og intervjuer av administrerende direktører og HR-representanter fra hele organisasjonen, og diskuterte temaene med representanter fra flere interessentgrupper, inkludert våre eiere og andre bransjeeksperter. Vår plan er å gjennomføre en ny slik analyse innen sommeren 2025. 

Mer informasjon om Compello og Vismas prioriteringer i bærekraftsarbeidet og de ulike fokus-områdene nevnt over finnes i Visma Sustainability Report.

7. Kontakt

Hvis du har spørsmål om åpenhetsloven eller bærekraft kan du ta kontakt med jorilp@compello.com.