Hva er ordrematching?
Ordrematching, også kjent som innkjøpsordre-matching eller 3-veis matching, er en prosess i fakturahåndtering der en faktura blir sammenlignet med den tilhørende innkjøpsordren og mottaksbekreftelsen for å verifisere at alle tre dokumentene stemmer overens. Formålet med ordrematching er å sikre at fakturaen er nøyaktig og i samsvar med bestillingen og mottaket av varer eller tjenester.
Ordrematching innebærer følgende trinn:
1. Innkjøpsordre: Innkjøpsordren er det dokumentet som beskriver hva som er bestilt, inkludert varebeskrivelser, mengder og priser. Ved ordrematching blir innkjøpsordren sammenlignet med fakturaen for å sikre at det ikke er avvik i bestilte varer, priser eller mengder.
2. Mottaksbekreftelse: Mottaksbekreftelsen er dokumentasjonen som viser at varene eller tjenestene er mottatt i samsvar med innkjøpsordren. Denne bekreftelsen sammenlignes også med fakturaen for å sikre at det ikke er avvik eller mangler i leveransen.
3. Sammenligning: Ordrematching involverer å sammenligne informasjonen fra innkjøpsordren, mottaksbekreftelsen og fakturaen for å identifisere eventuelle avvik. Det kan være avvik i varebeskrivelse, pris, mengde eller annen relevant informasjon.
4. Avvikshåndtering: Hvis det oppdages avvik under ordrematching, blir det iverksatt tiltak for å rette opp feilen. Dette kan innebære å kontakte leverandøren for å få korrigert fakturaen, justere betalingen eller løse eventuelle uenigheter eller tvister.
Ordrematching er en viktig kontrollmekanisme i fakturahåndteringsprosessen, da den bidrar til å sikre at fakturaer er nøyaktige, i samsvar med bestillinger og at organisasjonen bare betaler for de varer eller tjenester som er mottatt og avtalt. Ved å gjennomføre ordrematching reduseres risikoen for feilbetaling, unødvendige kostnader og tvister med leverandører.
Hvorfor bruke ordrematching?
Å bruke ordrematching i fakturahåndteringsprosessen gir flere fordeler for selskaper:
1. Sikrer nøyaktighet: Ordrematching bidrar til å sikre at fakturaen er nøyaktig og i samsvar med innkjøpsordren og mottaket av varer eller tjenester. Ved å sammenligne og verifisere disse tre dokumentene reduseres risikoen for feil, unøyaktigheter eller avvik i fakturadataene.
2. Forebygger feilbetalinger: Ordrematching hjelper til med å identifisere eventuelle avvik mellom fakturaen og innkjøpsordren eller mottaket. Dette gjør det mulig å oppdage og korrigere feil før betalingen blir gjort. Det bidrar til å forhindre feilbetalinger og unødvendige kostnader for selskapet.
3. Styrker kontrollen: Ordrematching gir bedre kontroll over fakturahåndteringsprosessen. Ved å systematisk sammenligne dokumentene sikres etterlevelse av interne retningslinjer, kontraktsvilkår og budsjetteringsbegrensninger. Dette hjelper til med å opprettholde orden, konsistens og kvalitet i fakturahåndteringen.
4. Reduserer risiko for svindel: Ordrematching er en viktig kontrollmekanisme som kan bidra til å oppdage forsøk på fakturasvindel. Ved å sammenligne fakturaen med innkjøpsordren og mottaket kan unormaliteter eller uregelmessigheter oppdages, for eksempel fakturering for varer eller tjenester som ikke er bestilt eller mottatt.
5. Optimaliserer kostnadskontroll: Ordrematching gir bedre innsikt og oversikt over de faktiske kostnadene knyttet til innkjøp og forbruk av varer eller tjenester. Det hjelper selskaper med å identifisere eventuelle kostnadsoverskridelser, overfakturering eller unødvendige utgifter, og muliggjør tiltak for kostnadsbesparelser og forbedret budsjettstyring.
Samlet sett bidrar bruk av ordrematching til å styrke nøyaktighet, kontroll og kostnadsoptimalisering i fakturahåndteringsprosessen. Det hjelper selskaper med å redusere risiko, unngå feilbetalinger og svindel, samt opprettholde en sunn økonomisk styring.