Hva er fakturamottak?
Fakturamottak er den første fasen i fakturahåndteringsprosessen der en organisasjon mottar fakturaer fra leverandører. Det innebærer å ta imot fysiske papirfakturaer eller elektroniske fakturaer og registrere dem i systemet for videre behandling.
Ved fakturamottak blir fakturaene gjerne sjekket for å sikre at de er fullstendige og riktige. Dette inkluderer å verifisere at viktige opplysninger som leverandørens navn og adresse, fakturanummer, fakturadato, beløp og eventuelle merverdiavgifter er korrekte.
I tillegg kan fakturamottak innebære å kontrollere at fakturaen stemmer overens med avtalt leveranse eller kontrakt, for eksempel ved å sammenligne fakturert mengde eller pris med avtalt prisliste eller bestillinger.
Etter mottak og registrering av fakturaene vil de bli sendt videre til neste trinn i fakturahåndteringsprosessen, som kan være automatisert dataregistrering, fakturagodkjenning eller andre relevante prosesser knyttet til betaling og bokføring av fakturaene.
Hvorfor bruke en automatisert fakturahåndteringsløsning?
Det er flere fordeler ved å bruke et automatisert fakturamottak:
1. Effektivitet og tidsbesparelse: Automatisert fakturamottak gjør det mulig å behandle fakturaer raskt og effektivt. Det eliminerer behovet for manuell registrering av fakturaer, noe som sparer tid og ressurser. Fakturaene kan automatisk leses og ekstrahere relevante data ved hjelp av teknologi, og deretter importeres direkte til fakturahåndteringssystemet.
2. Redusert feilrate: Manuell dataregistrering av fakturaer øker risikoen for feil, som feilaktige opplysninger eller tapte fakturaer. Automatisert fakturamottak reduserer denne risikoen ved å eliminere behovet for manuell inndata. Teknologi sikrer nøyaktig ekstrahering av data fra fakturaene, og dermed reduseres muligheten for menneskelige feil.
3. Raskere arbeidsflyt: Et automatisert fakturamottak tillater en sømløs arbeidsflyt for fakturahåndtering. Fakturaene blir raskt importert i systemet, noe som gir en mer strømlinjeformet prosess. Dette reduserer ventetiden for behandling og godkjenning av fakturaene, og bidrar til å opprettholde en jevn betalingsflyt til leverandørene.
4. Bedre sporbarhet og kontroll: Et automatisert fakturamottak gir bedre sporbarhet og kontroll over fakturaene. Det blir enklere å følge med på hvilke fakturaer som er mottatt, og hvor de befinner seg i fakturahåndteringsprosessen. Dette bidrar til bedre etterlevelse av interne retningslinjer og gir bedre kontroll over økonomiske forpliktelser.
5. Kostnadsbesparelse: Ved å bruke et automatisert fakturamottak kan selskaper oppnå betydelige kostnadsbesparelser. Manuelle prosesser er ofte tidkrevende og ressursintensive. Ved å automatisere fakturamottaket reduseres behovet for manuelt arbeid og papirhåndtering, noe som reduserer kostnader knyttet til arbeidskraft, utskrift, frakt og lagring av fysiske dokumenter.
Samlet sett gir et automatisert fakturamottak en mer effektiv, nøyaktig og kostnadsbesparende fakturahåndtering. Det frigjør tid og ressurser for organisasjonen, samtidig som det bidrar til bedre kontroll, sporbarhet og etterlevelse av prosesser og retningslinjer.