Hva er fakturagodkjenning?
Fakturagodkjenning er en viktig del av fakturahåndteringsprosessen, der en faktura blir gjennomgått, vurdert og godkjent av de ansvarlige i en organisasjon før betaling blir foretatt. Formålet med fakturagodkjenning er å sikre at fakturaen er korrekt, i samsvar med avtalte betingelser og i samsvar med interne retningslinjer og prosedyrer.
Under fakturagodkjenning blir følgende vurderinger og kontroller utført:
1. Match med bestilling og levering: Fakturaen blir sammenlignet med den opprinnelige bestillingen og relevant dokumentasjon for å sikre at varer eller tjenester som er fakturert, er i samsvar med det som ble bestilt og mottatt.
2. Pris- og mengdekontroll: Prisen på fakturaen blir vurdert og sammenlignet med avtalte priser, rabatter eller kontraktsvilkår. Det kontrolleres også om mengden som er fakturert, stemmer overens med bestillingen eller avtalen.
3. Godkjenningshierarki: Fakturagodkjenning innebærer å sende fakturaen til de riktige personene eller avdelingene for godkjenning i henhold til organisasjonens hierarki og prosedyrer. Dette kan omfatte godkjenning fra ansvarlige for innkjøp, avdelingsledere eller andre berørte parter.
4. Etterlevelse av retningslinjer: Det kontrolleres om fakturaen er i samsvar med interne retningslinjer, regelverk og budsjettrammer. Dette kan inkludere kontroll av avtalte betalingsbetingelser, krav til dokumentasjon og godkjenningssignaturer.
5. Avvikshåndtering: Hvis det oppdages avvik eller unntak i fakturaen, blir det fulgt opp med nødvendige tiltak. Dette kan innebære å korrigere fakturaen, be om ytterligere dokumentasjon eller kontakte leverandøren for å få avklaring.
Godkjent faktura går deretter videre til betalingsprosessen, og betaling blir foretatt i henhold til avtalte betalingsbetingelser.
Fakturagodkjenning er en viktig kontrollmekanisme for å sikre nøyaktighet, etterlevelse og kostnadseffektivitet i fakturahåndteringsprosessen. Den bidrar til å unngå feilbetaling, tvister og sikrer at organisasjonen betaler kun for de varer eller tjenester som er levert og avtalt.
Hvorfor bruke en automatisert fakturagodkjenning?
Det er flere fordeler ved å bruke automatisert fakturagodkjenning:
1. Effektivitet og tidsbesparelse: Automatisert fakturagodkjenning gjør det mulig å behandle fakturaer raskere og mer effektivt. Fakturaene kan automatisk rutes til riktig godkjenningsinstans basert på definerte regler og hierarki i systemet. Dette sparer tid og reduserer ventetiden på godkjenning.
2. Redusert feilrate: Manuell fakturagodkjenning er mer utsatt for menneskelige feil, som feilaktig godkjenning av fakturaer med feil beløp eller ugyldige kostnadssteder. Automatisert fakturagodkjenning reduserer denne risikoen ved å bruke forhåndsdefinerte regler og kriterier for godkjenning. Dette bidrar til å sikre nøyaktighet og konsistens i godkjenningsprosessen.
3. Bedre kontroll og sporbarhet: Automatisert fakturagodkjenning gir bedre kontroll og sporbarhet i godkjenningsprosessen. Det blir enklere å ha oversikt over hvilke fakturaer som er sendt til godkjenning, hvem som har godkjent dem, og hvor de befinner seg i arbeidsflyten. Dette bidrar til å sikre etterlevelse av retningslinjer og regelverk, samt bedre internkontroll.
4. Større transparens: Automatisert fakturagodkjenning gir større transparens i hele godkjenningsprosessen. Det blir enklere for alle involverte parter å få tilgang til informasjon om fakturaer, status og eventuelle avvik eller kommentarer knyttet til godkjenningsprosessen. Dette bidrar til bedre kommunikasjon og samarbeid mellom avdelinger og interessenter.
5. Kostnadsbesparelse: Ved å bruke automatisert fakturagodkjenning kan selskaper oppnå kostnadsbesparelser. Manuell godkjenning kan være ressurskrevende og medføre unødvendige forsinkelser i betalingsprosessen. Automatisering gjør det mulig å effektivisere godkjenningsprosessen, redusere behovet for manuelt arbeid og frigjøre ressurser til mer verdiskapende oppgaver.
Samlet sett gir automatisert fakturagodkjenning en mer effektiv, nøyaktig og kostnadsbesparende fakturahåndtering. Det reduserer risikoen for feil, forbedrer kontrollen, sporbarheten og transparensen, samtidig som det frigjør tid og ressurser for organisasjonen.